発注書とは？
発注書とは、発注者が製品やサービスの開発などを注文する際の意思表示を行う目的で作成する書類です。発注書を受注側が受け取り、請書を送るなどの受注意思を示せば、契約が成立します。
原則、このような売買契約に書面は必須ではありませんが、発注書を作成せずに口約束で取引を進めてしまうと、認識の齟齬や言った言わないの水掛け論など、トラブルへと発展しかねません。
お互いの認識齟齬からなるトラブルを防いだり、仕事をする上での安全性、信頼性を高めたりするためにも、発注書を作成することには重要な意義があります。
こうした取引における事実を証明するための書類を「証憑（しょうひょう）」といい、発注書や見積書、請求書など複数の証憑が取引で使われます。
発注書と注文書の違い
発注書と似た言葉に「注文書」がありますが、両者に明確な違いはありません。企業によって呼び方が異なっていたり、対象製品の加工の有無、金額の大きさなどで使い分けたりする場合もあるため、状況に応じて名称を使い分けましょう。
発注書と請書の違い
発注書を受け取った受注者が、発注を受けた意思表示のために発行する書類が「請書（うけしょ）」です。同意書や確認書、注文請書とも呼ばれ、発注書に対するレスポンスとして発行する書類になります。
発注書は発注側が発行するのに対して、請書は受注側が発行するものです。違いを理解しておきましょう。
発注書作成前に確認しておくべき内容
発注書を作成する前に、以下の点を確認しておきましょう。
提出方法（郵送・メール・FAXなど）
発注書の提出方法には、主に郵送、メール、FAXなどがあります。
迅速に取引を進めたい場合はメールやFAXで発注書のデータを送る方法が便利ですが、原本を後日郵送しておいた方が信頼性は高くなり、紛失等のトラブルが起こるリスクも軽減されます。
必須記載項目以外で必要な記載項目
主な記載項目については後述しますが、受注側が発注書を見るだけで発注内容の全貌を理解できるよう、必須項目以外にも記載の必要があると感じた項目は記載しましょう。
たとえば、商品名や納期、数量や単価など具体的な数値で表せるものは数値で表すなど、認識の齟齬防止につながる項目は記載しましょう。
発注書のテンプレート配布サイト
こちらのサイトでは、実用的な発注書のテンプレート（Excel）が多数のレイアウトで用意されています。
ダウンロード後、不要箇所の削除や文言などを変更して利用してください。初めての方は、テンプレートを利用しての発注書作成をおすすめします。
発注書の記載項目と書き方
それでは、発注書に記載する項目と書き方をご紹介します。「必須」と入っている項目に関しては、必ず記載項目として発注書に入れておくようにしましょう。
必須として紹介している項目は、発注書に記載する項目として国税庁でも定められています。
サンプルとして、以下のような発注書を作成しました。必須項目は画像内の赤枠で囲っている箇所になります。
【必須】書類作成者の氏名または名称
発注書作成にあたって、書類作成者の氏名または名称を記入しましょう。住所や会社名については必須ではありませんが、記入することで発注書としての信頼性は高まります。
【必須】取引年月日
取引開始の日付（発注日）を年月日で記載します。
【必須】取引内容
発注書だとひと目でわかるよう、明確に取引内容を入力しましょう。また、メールやFAXなどデータで送る場合は先頭に【発注依頼】【重要】などと付けておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。
【必須】税込の取引金額
受注者に支払われる、税込の取引金額を記載します。トラブルを防ぐためにも、税込・税抜については明記しましょう。
【必須】書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
取引相手となる受注側の氏名や企業名を記載します。取引先が個人の場合は「様」、企業の場合は「御中」と記載します。
発注番号
発注書を管理しやすくするには、発注番号を記載すると効果的です。取引先ごとや関連書類と紐付けるために通し番号を振るなど、社内で発番の規則を決めて管理するとよいでしょう。
発行日
発注書の発行日を年月日で記載します。取引年月日と同様になる場合もありますが、書類発行日と明確に分けておきたい場合は記載しましょう。
書類作成者の会社名や住所、電話番号など
書類作成者の会社名や住所、電話番号を記載しましょう。氏名や名称の記載は必須ですが、これらの情報を追記しておくことで、発注書としての信頼性が高まります。
作業項目名
摘要欄には、コーディングやデザインなど作業項目名を記載します。納品後に必要となる請求書作成でも参考にする場合があるので、明確に記載しましょう。
作業項目の数量
作業項目の数量を記載します。1ページごとや1時間など単位をしっかりと記載しましょう。
作業項目の単価
作業項目の単価を記載します。どの作業がどのくらいの単価なのかわかるように記載しましょう。
作業項目毎の金額
作業項目毎の金額を記載します。Excelデータで配布されているテンプレートなどでは、数量と単価を入力すると自動的に金額を算出して記入してくれるケースもありますが、誤りがないかは念の為に確認しましょう。
小計
小計には、税抜きの合計金額を記載します。消費税は変わる場合もあるので、小計と合計金額は分けて記載しておくとわかりやすいです。
納期
取引内容の確認も兼ねて、納期を記載しておきましょう。
備考
支払い条件や振り込み手数料など、特筆すべき内容がある場合は備考欄に記載します。配布されているテンプレートには、それぞれの項目の記載箇所が用意されている場合もあるため、適切な箇所に記載しましょう。
発注書を書く理由
売買契約において、発注書の作成は必須ではありませんが、場合によっては交付が義務となっていたり、発注書を書くことによるメリットもいくつかあります。
「3条書面」の記載を満たす必要がある
下請取引の公正化や下請事業者の利益保護を目的とした「下請法」という法律があります。
この下請法に該当する取引においては、発注側（親事業者）の優位な立場によるトラブルを防ぐためにも、受注側（下請事業者）への発注書の交付が義務付けられています。
どのような取引が下請法の適用対象となるかについては、公正取引委員会のサイトで確認できます。
発注側の交付義務がある書面は、下請法の第3条に定められていることから「3条書面」とも呼ばれ、必須事項が全て書かれた書面を直ちに交付する必要があるとされています。
発注の証跡を残しトラブルを防ぐため
発注書を作成することで、発注の証跡を物証として残せます。
口約束や、明確な書類がないまま曖昧に作業を進めてしまうと、業務上の認識齟齬や金額面のトラブルなどに発展しかねません。トラブルを防ぐためにも、発注書の作成は重要です。
受注者に安心を与えるため
発注書を作成・交付することは、発注の確約にもなります。
取引先が企業である場合はもちろん、フリーランスなどの下請の立場でも、発注書の交付を受けると、安心して業務に取り組めます。
発注書をメールで送る場合の例文紹介
発注書をメールとして送る場合、文面上で発注内容が明確となるように文章を作成する必要があります。メールで発注を行う場合は、最低限以下の項目を入れて文面を作成しましょう。
発注メールで必要となる項目
- 商品名
- 数量
- 納品希望日
- 納品場所
- 備考
- 発注担当者の連絡先
発注メール例文
件名：【発注依頼】〇〇のご注文に関して
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
先日は〇〇のお見積りについてご送付いただき、誠にありがとうございました。
弊社で検討いたしました結果、ご提示いただいた価格にて以下の通り発注させていただきます。
商品名：〇〇
数量：〇個
納品希望日：〇月〇日
納品場所：〇〇
備考：〇〇
ご不明点等あれば以下の担当までお問い合わせください。
担当：〇〇
何卒よろしくお願いいたします。
発注書に関する注意点
発注書について、以下の点には注意しましょう。
定められた期間は保存する
発注書は経営における関連書類となるため、帳票書類に分類されます。帳票書類の保存期間は「法人の場合は7年」「欠損金が発生する事業年度については10年」と定められており、確定申告書類の提出期限の翌日からカウントされます。
個人事業主においては、発注書の保存期間は5年間と定められているため、それぞれで定められた期間は保存しておきましょう。
要件次第では収入印紙が必要
発注書には原則、収入印紙を貼る必要がありませんが、以下のようなケースには注意が必要です。
収入印紙が必要となるケース
- 受注側から送られた見積書に対しての申し込みであることが発注書に明記されている場合、契約書であるとみなされて請書扱いとなり、収入印紙が必要となる
- 発注書に、契約当事者それぞれの署名や押印がある場合、契約書とみなされるため、収入印紙が必要となる
このように、発注書の交付が契約成立に直結するケースでは収入印紙が必要です。
別途受注側から請書を交付してもらう場合やメールなどで発注書を送った場合の収入印紙は不要となるため、収入印紙が必要となるケース、ならないケースの区別は明確に理解しましょう。
まとめ
発注書は、取引にあたっての認識齟齬や信頼性向上、受注側に安心して仕事を進めてもらうためにも重要な証憑となります。
自社で利用するためのテンプレートを用意しておくと、作成に時間をかけず、スムーズに交付を行えます。取引を円滑に進めるためにも、正確な発注書を作成しましょう。
