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見積書の役割とは？
見積書の役割は、提供する商品やサービスの価格、内容などの条件を取引前に発注者に提示することです。発注者は提出された見積書を確認し、取引するかどうかの判断をします。また、価格交渉の際にもよく利用されます。
見積書は多くの場合、発注者から見積もり依頼を口頭やメールなどで受けて作成しますが、見積依頼書などの書面で頼まれることもあります。まずは以下の点についてそれぞれに分けて解説しますので、見ていきましょう。
- 請求書との違い
- 発注書との違い
- 見積書の作成に必要なもの
請求書との違い
請求書は、商品・サービスなどを提供したあとに発行する書面です。見積書が提供前に発行されるものに対して、請求書は提供後の代金の支払いを受けるために欠かせないものです。また、見積もりを提示した際、値引きがなければ見積書と同一の金額を請求書に記載します。
最近では、郵送するよりもPDFでこれらの書類を作成し、メールに添付してやり取りすることが増えているようです。
発注書との違い
発注書は、商品やサービスを注文する側が発行する書面です。商品の購入価格や数量、納品日などを記載して受注者へ送付します。大きな流れとしては、見積書を受注側が発行し、価格などの条件に合意すれば発注者が発注書を発行・送付します。
その後、注文請書を受注側が発行して取引開始することが一般的です。最終的に、納品書と合わせて成果物を発注者へ渡すのが取引の流れとなります。
見積書の作成に必要なもの
見積書の作成には、以下のものが必要です。
- 見積用紙
- 「見積書在中」スタンプ
- 切手および封筒
用紙や封筒に定められた規格はありません。封筒は見積書のサイズに合わせて準備してください。一般的にはA4サイズの用紙を使用することが多いようです。
また、最近では郵便での送付は減少傾向にあります。メールに見積書のデータを添付してやりとりをする機会が増えており、この場合には上記のものは必要ありません。
見積書の発行が必要な3つの理由
見積書の発行が必要な理由には、以下の3つが挙げられます。
- 発注前の検討材料となる
- 顧客からの信用獲得につながる
- 発注時のトラブルを防止できる
いずれも顧客との間のトラブルを予防して、スムーズな取引へと導くために取り入れられています。
ここではそれぞれに分けて見積書が必要な理由を解説しますので、見ていきましょう。
1.発注前の検討材料となる
見積書は、発注前の大きな検討材料となります。検討段階では商品の特徴などに加えて、価格も判断材料になります。
また、複数の企業に見積もりを依頼し、価格などを検討することを「相見積もり」と呼びます。高額な商品を検討する場合は、相見積もりをとって比較することが一般的です。
2.顧客からの信用獲得につながる
商品やサービスなどの内容が適切に記載された見積書は、顧客からの信用獲得につながります。
見積書は単に商品やサービスの金額を提示する書面であるだけではなく、顧客にとっては相手が信用に足るかの判断材料にもなります。
一例を挙げると「記載内容が明瞭か」「金額は適正なのか」などの観点から、信用に足る取引先かどうかが判断されます。
3.発注時のトラブルを防止できる
見積書を発行すると、発注時のトラブルを防止する効果を期待できます。なお、見積書で条件や価格を提示せず、口頭でのやりとりだけでも受発注は可能です。
しかし、契約前に双方の認識のズレがないかを書面で確認していないと、そのことが原因となり、後にトラブルに発展するおそれもあります。
見積書に記載すべき8項目
見積書に記載すべき項目には、以下の8つが挙げられます。
- タイトル
- 宛先
- 見積日や見積番号
- 発行者情報と印鑑
- 商品情報
- 消費税や合計金額
- 納期や支払い条件
- 備考
1つひとつを正しく記載することで、相手にとって読みやすい見積書が作成可能です。ここではそれぞれに分けて解説しますので、見ていきましょう。
1.タイトル
用紙の一番上の中央部分に見積書のタイトルを記入します。見積書の表記には、正式名称がありません。そのため、見積書やお見積書、御見積書などのように記入してください。社内で統一ルールがあれば、それに従うようにしましょう。
2.宛先
宛先は、送付先の会社名や屋号を左上部に記入します。相手先の会社が規模が大きければ、担当している部署や担当者を記入すると親切です。
会社に宛てた場合は「御中」とし、個人には「様」とするなど、敬称を誤って記載しないようにしましょう。
3.見積日や見積番号
見積日や見積番号を右上に記入します。見積日は、実際に見積もりを行った日を記載してください。
また、見積番号に関してはどうしても必要なものではありませんが、見積番号を付帯しておくことによって、管理しやすくする効果があります。
番号を付帯する場合、契約ごとに発行する請求書や納品書などと共通の番号を割り当てるようにルール化すると、よりスムーズな管理につながるでしょう。
4.発行者情報と印鑑
発行者情報と印鑑は見積日の下に記入します。見積の依頼者が問い合わせやすいように、電話番号やメールアドレスを併せて記載しておくと親切です。
なお、見積書への押印はなくても構いません。フリーランス同士の場合は印鑑を省略することはよくあります。しかし、会社対会社で取引を行う場合は、社印を押すのが一般的です。
5. 商品情報
商品名や数量、単価を項目ごとにそれぞれ記入します。商品名には、取引先が一目でわかるように具体的な名称や内容とするように意識してください。
また、商品やサービス内容ごとに単価が異なる場合は、それぞれの金額や数量を分けて記載しましょう。
6.消費税や合計金額
消費税や合計額を別枠として右下に設けて、それぞれ記入します。会計ソフトなどを利用している場合、単価と金額を入力すると、自動的に消費税や合計金額と連動するものもあります。
消費税に関しては一般的に外税として単価は税抜き表示としますが、内税の場合は税金を含め単価を表記します。
7.納期・支払い条件・有効期限
納期や支払い条件などを中央左下に記入します。また、見積書の金額の有効期限を記入しておくことによって、期限超過後に申込があった場合に同一条件での取引を断ることが可能です。
有効期限の設定に関しては、法的に記載する義務はありません。業界や見積の依頼内容によって異なりますが、2週間から6ヶ月の間に設定されることが一般的です。
8. 備考
備考欄は書面の一番下に設けます。特筆すべき事項がある場合は記入しますが、なければ空欄としましょう。記入する項目としては、前提条件や添付書類の有無、見積金額に変更が生じた場合の対応などを記載しましょう。
まとめ
見積書は取引を開始するうえで、重要な書面のひとつだといえます。書き方のポイントをよく理解して、取引先の信頼を獲得しましょう。この記事では、記載すべき項目や役割、よく似た書類との違いなどについて解説しました。
見積依頼者の求める情報を漏らさないように心がけながら、適切な見積書を発行しましょう。
