相手に伝わる提案書の書き方がわからない！作り方のコツをわかりやすく紹介します

そもそも提案書とは？

提案書は、顧客や上司、社内などが持つ課題に対して、解決策などを明示した文書や資料です。相手はその内容を理解し、検討したうえで提案を受け入れるべきかを判断します。

たとえば、社外向けに提案書を作る場合は、顧客の課題を解決するために自社サービスを紹介するケースが多いでしょう。

また、社内向けに作る場合、業務やプロセス改善などの課題解決や、業務の効率化などが目的であることがほとんどです。

つまり提案書とは、社内外を問わず「相手の課題を解決するための手段を提案したもの」といえます。

企画書との違い

企画書もビジネスシーンではよく使われます。なお、提案書との違いに厳密な定義はありません。多くの場合、企業や業界によって使い分けがされています。

一般的には、提案書は相手に悩みや課題があることを前提に作られ、それらを解決する方向性や施策を明示した資料です。

一方、企画書は課題の有無は関係なく、新製品やサービスなどの企画を立案・検討するための資料といえるでしょう。

提案書を構成する5つの基本要素

提案書を構成する基本要素には、以下の5つが挙げられます。

いずれも、取引先や上司などに提案内容をしっかりと理解してもらうために欠かせない要素ばかりです。ここではそれぞれに分けて解説しますので、見ていきましょう。

1.表紙や目次

表紙や目次は、提案書の概要を伝える重要な部分です。そのため、提案の印象を大きく左右します。提案を受ける側の「聞く姿勢」にも影響を与えるでしょう。

そのため、ここでは提案内容を実際に受け入れたあとの姿（ベネフィット）を、端的にわかりやすくまとめるように意識してみてください。

2.課題や問題の定義

課題や問題の定義を明らかにすればするほど、より相手に具体的に寄り添った提案が可能になります。

基本的には、ここでは論理的に課題や問題を定義して示しますが、顧客に合わせて、その悩みや痛みに共感で寄り添うような抽象的アプローチを取り入れることもあるでしょう。

そのような提案書を作成する場合でも、数値を元にした具体的な内容を盛り込む必要があります。

3.提案内容

ビジネスは人と人とのつながりによって生まれます。そのため、提案内容が自社や自分の立場からだけの一方的な提案内容では、顧客から受け入れられません。

提案内容を検討する場合には、相手に寄り添った要素を盛り込むことが重要です。自分が「売りたい・意見を通したい」のではなく、相手が「買いたい・意見を取り入れたい」と思ってもらうように、提案内容を考えましょう。

4.採用した場合のメリット

提案を採用した場合に相手が得られるメリットを明確にすることも、重要な要素のひとつです。当たり障りのない内容だけでは、ほかの提案との差別化は難しいでしょう。

また、目先の利益だけではなく、提案を採用したことによる企業や市場の変化、将来像なども盛り込むようにしてください。

さまざまな情報を盛り込むことによって、相手は具体的な変化や未来を想像しやすくなり、提案内容に対してポジティブな印象を持ちやすくなる効果があります。

5.費用やスケジュール

費用やスケジュールは、可能な限り明確にして記載してください。相手が提案を受け入れるということは、そのプロジェクトが進行するということです。

つまり、提案内容を受け入れた場合、相手には時間とコストの双方が発生します。提案書の段階で必要な時間やコストが明示されていなければ、具体的に検討してもらうことは難しいでしょう。

このような事態を回避するには、費用・スケジュールを具体的かつ明確に伝えるように意識してみてください。

相手に伝わる提案書を作る8つのコツ   

相手に伝わる提案書を作るコツには、以下の8つが挙げられます。

それぞれに分けて解説しますので、見ていきましょう。

ポイント1.提案書の目的を明確にする

提案書は、相手の悩みや課題に対して、解決策を示す文書です。提案書に求められる目的は「解決策を採用してもらう」ことといえるため、読み手が魅力を感じなければ意味をなしません。

また、競合などほかの提案と比較される場合も多く、自分が解決策を提供する立場として「もっとも相応しい存在」だとアピールすることも重要です。 

ポイント2.解決すべき課題を事前に把握する

相手に納得してもらうには課題を事前に把握し、相手に寄り添った提案をする必要があります。

提案書を作る準備として、提案先が「何に困っているのか」「何を改善したいのか」など、課題についての情報収集が欠かせません。

課題内容の把握を間違えてしまうと、提案は的外れなものになるため、事前調査や課題設定には十分な労力をかけましょう。

ポイント3.提案内容の裏付けを固める

提案内容の裏付けをしっかりと固めておくことも重要です。多くの場合、提案に対して相手からの反論や質問は避けて通れません。

これらを抑えて提案を通すには、根拠や正確性などがしっかりと担保されている必要があります。説得力を高めることにもつながりますし、相手に決断を促すためにも重要なポイントです。

ポイント4.提案が通るまでのプロセスを意識する

提案が通るまでのプロセスを意識しましょう。その際、明確にしたい項目は、以下の3点です。

提案採用後のプロジェクトのスケジュールを具体的に明示することで、意思決定者も検討しやすくなります。特に、意思決定者に直接提案ができない場合は、それらが簡潔に伝わるように記載することが重要です。

また、提案が通るまでのプロセスを明確にしておくことによって、相手の意思決定を促します。そのときに重要となるのが、担当者・意思決定者の心理をもとに提案書を作成することです。

「担当者がどのような報告を行えば検討してもらえるのか」

「意思決定者がどのような課題を感じているのか」などを意識し、提案内容をよく考えます。

ポイント5.課題とアイデアを結び付けて提示する

課題とアイデアは常に結び付けて提示する必要があります。提案書で自分のことばかり主張されても相手は判断できません。また、設定された課題を間違えていると、解決にはつながらないでしょう。

これらを予防するには、事前のヒアリングや調査でしっかりと課題を洗い出すことが大切です。同じアイデアやサービスを提案するとしても、相手によって課題やニーズは異なります。

課題やニーズが明確になっていない場合はしっかりと時間をかけて、相手の現状を言語化することが重要です。そのうえで、提案内容を考えるようにしましょう。

ポイント6.提案内容に合った媒体を選ぶ

提案内容に合った媒体を選ぶことは、非常に重要なポイントです。提案書の構成を設計したら、提案書の作成に入ります。一般的に、提案書はPowerPointやWordで作成されますが、それぞれの媒体が持つ特徴は以下の通りです。

提案シーンや内容、相手に応じて、最適な媒体を使って提案書を作成しましょう。

ポイント7.具体的かつ定量的な数字を使う

具体的かつ定量的な数字を盛り込むようにすることも大切なポイントです。提案に客観性を持たせることができ、相手が判断しやすくなります。

数字を意識して提案文を書くと、同じ内容・意味でも伝わりやすさが大きく異なります。一例を挙げると、以下のようなものです。

サービスの導入によって、作業能率が大幅に改善した

抽象的な言葉を使った文は、相手の判断を迷わせる原因となります。

ポイント8.キーパーソンを特定する

キーパーソンの特定は提案書を通すために欠かせないポイントです。「提案書の内容を誰が決定するのか」や「大きな影響力を持つのは誰か」を特定できると、受け入れてもらえる可能性を高められます。

提案書は相手の課題解決案を提示したものです。つまり、キーパーソンとなる意思決定者へ届くように意識することが大切です。

まとめ   

提案書は、相手の悩みや課題に対して解決策を明示した資料や文章です。相手に受け入れてもらうには「相手に寄り添った内容」が求められます。相手の課題を特定するには、事前の調査やヒアリングが重要です。

また、自社が相手に提供できるメリットと、課題を結びつけた内容を意識することも欠かせません。この記事で紹介した作り方のコツを活用して、相手の課題解決に貢献しましょう。